Kantor Digerebek oleh Omikron

Varian omicron dari COVID-19 tidak bisa dianggap remeh. Ini berkontribusi pada peningkatan signifikan dalam kurva Covid-19 harian. Banyak rekan di kantor yang terinfeksi, termasuk saya sendiri. Pada saat menulis artikel ini, kondisi saya masih dalam proses pemulihan.

Saya percaya bahwa setiap orang memiliki tingkat usahanya masing-masing agar tidak terkena virus ini. Namun, ada terlalu banyak variabel yang memungkinkan kita terinfeksi, di luar kendali kita. Apalagi varian omicron memiliki sifat yang lebih menular (Kementerian Kesehatan, 2022). Tak heran, hanya butuh waktu tiga bulan baginya untuk menyebar ke 157 negara. Indonesia menempati urutan ketiga tertinggi di Asia setelah India dan Jepang.

Akibatnya, banyak kantor mulai menerapkan kembali bekerja dari rumah (WFH). Meski karyawan menyikapi cara kerja ini dengan berbagai cara, ada yang senang dan ada juga yang sedih, tidak bisa dipungkiri aktivitas kerja di rumah tidak akan seefektif di kantor. Apalagi ketika harus berkoordinasi dan memutuskan hal-hal yang mendesak. Apalagi jika ada beberapa orang kunci dalam organisasi yang terpapar COVID-19.

Perlu diketahui, bahwa kantor tidak hanya berfungsi sebagai tempat bekerja. Secara teoritis, kantor sebenarnya memiliki dua fungsi, yaitu fungsi dasar dan fungsi manajemen administrasi (Chopra & Gauri, 2015). Fungsi dasar kantor termasuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi. Dalam hal ini, kantor berfungsi untuk menyediakan layanan komunikasi dan pencatatan.

Fungsi manajemen administrasi kantor antara lain berperan sebagai humas, melembagakan sistem dan rutinitas kantor, mengamankan aset dan yang tidak kalah pentingnya adalah menjalankan fungsi personalia.

Kedua fungsi ini tentu akan terhambat jika sebagian karyawan bekerja di luar kantor (rumah). Namun, produktivitas mereka akan sangat ditentukan oleh setidaknya tiga faktor. Pertama, niat dan komitmen individu untuk bekerja, ketika produktivitas karyawan dipengaruhi atau tidak oleh dirinya sendiri. Jika perilaku kewargaan organisasi tinggi, dimanapun dia bekerja, dia akan tetap berusaha memberikan yang terbaik untuk tempat kerjanya.

Kedua, pengendalian sistem kerja yang melembaga. Namun, biasanya diperlukan sistem kerja yang mapan, mulai dari deskripsi pekerjaan hingga mekanisme pemantauan. Di banyak kantor tingkat lanjut, mereka biasanya memiliki sistem manajemen proyek yang efektif, sehingga sistem tersebut mengontrol kinerja.

Ketiga, pengawasan dari atasan dalam konteks komunikasi vertikal dan dari rekan kerja dalam konteks komunikasi horizontal. Faktor ini juga penting, terutama untuk perkantoran yang sistemnya belum mapan (dewasa), sehingga mekanisme pemantauan masih membutuhkan peran manusia yang lebih besar.

Siap dengan force majeure

Di tengah serangan omicron seperti saat ini, setiap kantor harus memiliki sistem yang siap skenario force majeure. Manajemen harus bisa mengantisipasi dari awal jika tiba-tiba banyak karyawan yang terpapar COVID-19 sehingga terpaksa bekerja di rumah.

Mengingat pandemi ini sudah berlangsung sekitar dua tahun, sebenarnya banyak kantor yang sudah berpengalaman menangani hal ini. Mereka sudah siap dengan formulir absensi dan kolom job description yang harus diisi oleh karyawan.

Namun sayangnya terkadang pihak kantor hanya fokus memantau proses kerja prosedural tetapi lupa mengontrol hasil (keluaran dan hasil). Faktanya, banyak organisasi maju sekarang menerapkan sistem kerja yang lebih berorientasi pada hasil daripada berorientasi pada proses.

Situasi force majeure sebenarnya bisa terjadi kapan saja. Bukan hanya karena covid-19, atau bencana alam yang terjadi secara tiba-tiba, tetapi juga karena situasi lain yang membuat aktivitas kerja tidak dapat terlaksana dengan baik, misalnya hilangnya orang-orang penting dalam organisasi.

Secara umum, perkantoran dengan sistem yang masih tradisional tidak siap dengan situasi seperti itu, sehingga tidak heran jika banyak kegiatan bisnis yang terhenti di masa puncak serangan COVID-19. Respon yang ditunjukkan dalam menyikapi situasi tersebut juga cenderung reaksioner dan sporadis.

Serangan mikron ini harus dijadikan pelajaran berharga bagi setiap organisasi untuk lebih adaptif dan lincah dalam merespon krisis. Inilah saatnya untuk mempelajari bagaimana komunikasi kantor dilakukan secara efektif meskipun beberapa karyawan bekerja di luar kantor.

Menurut saya, solusinya bukan hanya soal hardware, seperti digitalisasi kantor. Digitalisasi tentu diperlukan untuk mendukung komunikasi kantor jarak jauh. Namun, lebih dari itu adalah bagaimana menciptakan sistem dan budaya kerja yang membuat setiap karyawan berkomitmen untuk memberikan yang terbaik untuk pekerjaannya, meskipun berada di luar kantor. Tujuan mereka adalah untuk tetap produktif di tengah serangan mikron atau bentuk force majeure orang lain di masa depan.

Related Post